Privacy policy
プライバシーポリシー
勤怠・位置情報を、勤務管理に必要な範囲で安全に取り扱うための方針です。
1. 取得する情報
会社名、氏名、生年月日、住所、電話番号、緊急連絡先、メールアドレス、部署、勤務地、勤怠・休憩・申請・シフト・年休付与情報、月次確定情報、操作履歴、ログインセッション情報を取得します。新規会社登録ではメールアドレスの所有確認のため、有効期限付き確認コードのハッシュ、送信日時、試行回数を一時保存し、確認メールの配送に必要な範囲で送信事業者へメールアドレスを提供します。打刻忘れ・GPS追跡通知を有効にした端末では、Web Pushの購読先と本人が選んだ通知設定を取得します。通知本文に位置座標は含めません。管理者がパスキーを登録した場合は公開鍵、認証回数、端末種別等を保存し、生体情報そのものは取得しません。給与明細の社会保険料計算を行う場合は、協会けんぽ加入支部、標準報酬月額、健康保険・厚生年金の加入状況、介護保険第2号の該当状況、介護判定用生年月日、控除する保険料月および資格情報の確認日を取得します。会社が法令で認められた個人番号関係事務のために登録する場合は、従業員のマイナンバー、利用目的、収集日時および本人確認実施日時を特定個人情報として取り扱います。出勤・休憩開始・休憩終了・退勤では、端末が提供する緯度・経度・GPS精度・端末取得時刻を必須の打刻証跡として記録します。会社が勤務中位置情報を有効にし、本人が出勤時に確認した場合は、これに加えて出勤から退勤まで1分ごとの高度・速度・方位・サーバー受信時刻・通信状態・画面状態・取得経路を記録します。圏外では打刻と勤務中の位置証跡を当該端末に仮保存し、通信復帰後に送信します。
2. 利用目的
本人確認、勤怠管理、緊急連絡、法定帳簿作成、申請承認、給与計算の補助、勤務状況の確認、不正利用の防止、障害調査、サービス改善、法令・契約上の対応に利用します。マイナンバーは、源泉徴収票・法定調書の作成、雇用保険、健康保険および厚生年金保険の届出その他番号法で認められた個人番号関係事務に限って利用します。位置情報は勤務中の業務管理と打刻の客観的記録に限って利用し、勤務外の追跡を目的としません。
3. 位置情報の取り扱いと圏外打刻
出勤・休憩開始・休憩終了・退勤では、勤務中の継続記録の設定にかかわらず、打刻証跡として毎回新しい高精度位置を取得します。GPSが取得できない場合、取得から時間が経過している場合、または精度が基準に達しない場合は打刻を成立させません。勤務中の継続記録は、会社が機能を有効にし、本人が出勤時に内容を確認した場合だけ開始し、1分ごとに取得して退勤時に終了します。管理者は取得地点、移動軌跡、GPS精度、端末取得時刻とサーバー受信時刻の差、取得できなかった区間を後日確認できます。Webアプリのため、OSの省電力設定、権限、通信状態、画面ロック、アプリの終了により継続記録が中断することがあります。圏外でも端末のGPSが取得できた打刻だけを仮保存し、通信復帰後に自動送信します。サーバー上の状態と競合した場合はGPS証跡付きの管理者確認申請に切り替えます。位置情報の保存期間は会社設定で1〜365日に設定でき、期間経過後は順次削除します。位置情報だけを根拠に懲戒・不利益取扱いを決定せず、打刻、業務記録、本人説明等と併せて確認します。管理者は利用目的、閲覧者、保存期間、問い合わせ窓口を事前に周知し、就業規則・社内規程・労使協議等を確認したうえで利用してください。
4. マイナンバーの取り扱い
マイナンバー本文は通常の社員情報と分離し、保存時に暗号化します。管理者であっても通常画面では下4桁以外をマスクし、本文の閲覧には管理者PINによる再認証と閲覧目的の選択を必要とします。登録・閲覧・差し替え・削除を監査ログに記録し、社員画面、ブラウザ保存、通常CSV、監査ログ本文には番号本文を出力しません。会社は個人番号関係事務の範囲、事務取扱担当者、本人確認手順、保存期間および廃棄手順を取扱規程等で定め、利用目的がなくなり法定保存期間を経過した番号を速やかに削除してください。
5. 第三者提供・委託
法令に基づく場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。マイナンバーは番号法で認められた場合を除き提供しません。サービス提供のためCloudflareのホスティング・データベース基盤を利用し、確認メールの配送をResendへ委託します。地図表示にはMapLibre GL JS、OpenFreeMapおよびOpenStreetMap由来データを利用します。地図サービスへ社員名やメールアドレスは送信しません。当社は委託先を必要な範囲で選定・監督します。
6. 安全管理
TLS通信、HttpOnlyセッションCookie、PINの反復ハッシュ化、管理者パスキー（WebAuthn）、ログイン試行制限、会社単位のアクセス制御、マイナンバーのAES-GCM暗号化と再認証、HMAC付き監査ログ、月次確定スナップショット、位置情報の保存期間制御を実施します。共有端末モードは個人のログインセッションを作成せず、本人PINとGPSを打刻ごとに確認します。管理者は強いPINとパスキーを設定し、事務取扱担当者を必要最小限に限定し、退職者のアカウントと不要な招待・共有端末URLを速やかに無効化してください。
7. 開示・訂正・削除
利用者は所属会社の管理者を通じて、登録情報の確認・訂正・利用停止・削除を申し出ることができます。管理者は設定画面から会社データを出力し、契約終了時に会社データを削除できます。マイナンバーは法令上の保存義務と利用目的を確認したうえで、管理者PINと削除理由を記録して削除できます。法令上の保存義務がある情報は、必要期間の保存を優先する場合があります。
8. 事業者とお問い合わせ
本サービスにおける個人情報取扱事業者は株式会社三和です。個人情報、特定個人情報、位置情報、開示・訂正・利用停止・削除の請求、事故の連絡は、お問い合わせフォームからご連絡ください。請求時は、対象者と登録会社を確認できる情報をお知らせいただき、当社が案内する方法で本人確認を行います。所属社員は、会社が管理する勤怠情報について、まず自社管理者へお問い合わせください。